Referenzstory · KI-Einführung
KI-Arbeitsplätze für das Marketingteam einer großen Versicherungsgruppe
Das Performance-Marketing-Team einer großen deutschen Versicherungsgruppe wollte KI im Arbeitsalltag einsetzen: für die Auswertung von Kampagnen in Google Ads, Meta und Native Advertising und für das Schreiben von Texten und Anzeigen. Die Mitarbeiter sollten schnell und ohne lange Vorbereitung damit arbeiten können.
Wir richten dafür zehn KI-Arbeitsplätze in zwei Schritten ein. Die ersten fünf sind im Einsatz, fünf weitere folgen. Jeder Arbeitsplatz hat Zugänge zu ChatGPT, Claude, ElevenLabs, Make, n8n, Notion und NotebookLM. Dazu kommen drei eigene Lehrfilme und eine Nutzungsrichtlinie.
Befähigung
Lehrfilme statt Präsenzschulung, mit Nachweis nach dem AI Act
Statt einer Schulung vor Ort haben wir drei kurze Lehrfilme produziert. Die Drehbücher haben wir geschrieben, die Filme mit NotebookLM erzeugt. Sie liegen auf dem Desktop jedes Geräts. Neue Kollegen bekommen damit dieselbe Einweisung wie die ersten, und wer etwas vergessen hat, schaut die Stelle noch einmal an. Alle drei zeigen wir hier in einer für diese Seite anonymisierten Fassung.
Die Filme haben noch eine zweite Aufgabe. Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung (AI Act) gilt seit dem 2. Februar 2025. In der seit Ende Juli 2026 geltenden Fassung verpflichtet er Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen zu ergreifen, mit denen sie die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter fördern. Die Lehrfilme sind eine solche Maßnahme, und unser Kunde setzt damit die Befähigung seiner Mitarbeiter um.
So nutzt du deinen neuen KI-Arbeitsplatz sicher
Welche Werkzeuge auf dem Gerät sind, wie der Zugang geschützt ist, wie echte Daten vor der Eingabe durch Platzhalter ersetzt werden und warum jede Antwort vor der Weitergabe geprüft wird.
ChatGPT im Beruf sicher und zielgerichtet nutzen
Warum Kunden- und Patientendaten nicht in den Chat gehören und wie eine Anfrage mit Rolle, Aufgabe, Rahmen und Material zu einem brauchbaren Entwurf führt.
Drei Funktionen für komplexe Textarbeit mit Claude
Wie Claude lange PDF-Dokumente durcharbeitet, feste Formatregeln aus den Einstellungen übernimmt und wo die Qualitätskontrolle beim Menschen bleibt.
Artikel 4 KI-Verordnung
Nachweis per digitaler Unterschrift
Nach den drei Filmen folgt eine interaktive Abschlussstrecke. Dort bestätigt jede Person an ihrem Arbeitsplatz mit digitaler Unterschrift, dass sie alle drei Lehrfilme angesehen hat.
So ist für jeden Arbeitsplatz einzeln dokumentiert, welche Maßnahme der Arbeitgeber für die KI-Kompetenz seiner Mitarbeiter nach Artikel 4 AI Act ergriffen hat.
Dazu gibt es für jeden Arbeitsplatz eine laminierte Kurzanleitung auf einer Seite mit den Zugängen und dem Kontakt für Rückfragen.
Unsere Leistungen
Was wir für das Team übernommen haben
Planung
Arbeitsplätze und Werkzeuge
Planung der Arbeitsplätze und Auswahl der KI-Werkzeuge passend zu den Aufgaben des Teams.
Einrichtung
Gleiche Geräte
Einrichtung der Geräte mit Microsoft 365, allen sieben Werkzeugen und abgesicherter Anmeldung.
Verwaltung
Team-Konten und Lizenzen
Aufbau und Verwaltung der Team-Konten mit eigener Verwaltungsadresse und Abrechnung über adojo.
Befähigung
Drei Lehrfilme
Mit KI erstellt und direkt auf dem Desktop jedes Geräts, dazu eine Kurzanleitung je Platz.
Regeln
Richtlinie und Nachweis
Nutzungsrichtlinie und Nachweis per digitaler Unterschrift für jeden Nutzer.
Betrieb
Betreuung
Ansprechpartner für Geräte, Zugänge und Fragen im laufenden Betrieb.
Arbeitsplätze und Geräte
Gleiche Geräte, mit denen man ohne Einweisung anfangen kann
Für Geräte, Zugänge und Fragen ist adojo der Ansprechpartner. Eingerichtet ist alles so, dass jemand, der das Gerät zum ersten Mal aufklappt, gleich loslegen kann.
- Surface Pro mit Tastatur, auf Wunsch des Kunden
- je Gerät eine eigene Geschäftsadresse und eigene Zugänge
- Anmeldung per Windows-Hello-PIN, Zwei-Faktor-Absicherung vorab eingerichtet
- alle Werkzeuge in der Taskleiste angeheftet
Weil alle Geräte gleich aufgebaut sind, gilt eine Kurzanleitung für alle. Die nächsten fünf werden nach derselben Vorlage eingerichtet.
Werkzeuge und Konten
Sieben Werkzeuge, eine eigene Verwaltung
Warum ChatGPT und Claude
Die beiden Assistenten decken die Hauptaufgaben ab, Auswertung und Texte. Wir haben beide eingerichtet, damit das Team Ergebnisse vergleichen und je Aufgabe das passende Werkzeug nutzen kann. ElevenLabs kam für Sprachaufnahmen dazu.
Team-Konten statt privater Abos
ChatGPT und Claude laufen als Team-Arbeitsbereich mit einem Platz je Nutzer und einem zusätzlichen Platz für die Verwaltung. Diese hängt an einer eigenen Adresse, damit ein Wechsel im Team sie nicht berührt. Bei diesen Geschäftstarifen werden Eingaben laut Anbieter standardmäßig nicht zum Training verwendet. Lizenzen und Abrechnung liegen bei adojo.
Regeln
Nutzungsrichtlinie und Schulungsnachweis
Bevor jemand loslegt, bestätigt er in der Abschlussstrecke mit digitaler Unterschrift, dass er alle drei Filme gesehen und die Nutzungsrichtlinie gelesen hat. Name und Zeitpunkt werden automatisch erfasst, je Person gibt es eine Antwort.
Damit ist festgehalten, welche Maßnahme das Unternehmen zur KI-Kompetenz seiner Mitarbeiter ergriffen hat. Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt solche Maßnahmen, ein Zertifikat schreibt er nicht vor.
Wofür das Team die Arbeitsplätze nutzt
- Auswertung von Kampagnen in Google Ads, Meta und Native Advertising
- Entwürfe für Texte und Anzeigen
- Sprachaufnahmen mit ElevenLabs
Erkenntnisse
Drei Dinge, die wir beim nächsten Projekt genauso machen
Eigene Verwaltungsadresse
Die Verwaltung der Team-Konten bekommt eine eigene Adresse, getrennt von allen Nutzern.
Eigene Zugänge
Jeder Nutzer bekommt eigene Zugänge, auch dort, wo ein gemeinsamer Zugang bequemer wäre.
Knapp bleiben
Abläufe für die Nutzer bleiben so kurz wie möglich: lieber ein Satz auf der Karte als ein eigenes Erklärblatt.
KI im eigenen Team einführen
Wir zeigen Ihnen im Erstgespräch, womit Sie anfangen. Ablauf, Leistungen und Kosten stehen auf der Seite zur KI-Beratung.